2025年10月13日。興奮の後の静けさと、残された「山」
2025年4月から半年間にわたり開催され、連日大きな話題を呼んだ大阪・関西万博がいよいよ10月13日に閉幕します。
華々しいイベントが幕を閉じると、担当者の方々には大きな仕事が残ります。それは、期間中に溜まった膨大な量の資料やデータの整理です。参加者名簿、アンケート、広報資料、各種申請書類、業者との見積もり……。
「いつか使うかも」と山積みにされた資料は、実はオフィスの生産性を下げる最大の原因です。この記事では、万博のような大規模プロジェクトの終了を機に、効率的かつ確実に資料を整理し、未来のビジネス資産に変えるための3ステップをご紹介します。
プロジェクト終了後の資料整理を成功させる3ステップ
イベントやプロジェクトの資料は、その性質上、「保管が必要なもの」と「不要なもの」が混在しています。まずはこの分類作業を極限まで効率化することが重要です。
ステップ1：「廃棄」「デジタル化」「重要保管」の高速分類
資料を目の前にして立ち止まる時間をなくすため、最初の段階では深く考えず、3つのアクションに分けます。
| アクション | 基準（例） | 活用事務用品 |
| 【赤】廃棄 | 期限切れのチラシ、予備の紙、メモ書きで用済みのものなど、法的保管義務がないもの。 | 大型シュレッダーや回収ボックス（一時置き場） |
| 【黄】デジタル化 | 今後のために参照が必要だが、紙でなくても良い企画書、古い見積もり、打ち合わせ資料など。 | 色付きの付箋や仮分類用ファイルボックス |
| 【緑】重要保管 | 契約書、領収書、最終報告書、法的に保管義務があるものなど、紙の原本が必要なもの。 | 重要な書類用の専用フォルダ |
💡 効率化のコツ： 分類を終えたら、すぐに次のアクションに移れるよう、付箋やラベルで「デジタル化待ち」「重要原本」と大きくマーキングしましょう。
ステップ2：「未来の検索」を意識したデジタル化戦略
「デジタル化＝スキャンして終わり」ではありません。後で「あの情報どこだっけ？」とならないよう、検索性を高める工夫が必要です。
- キーワードをファイル名に入れる： スキャンしたPDFには、「【万博】〇〇企画_20250701」のように、検索したいキーワード（プロジェクト名、日付、内容）を必ず入れましょう。
- クラウドでタグ付けを徹底： クラウドストレージにアップロードする際、**「万博」「広報」「アンケート」**などのタグ付けルールを統一することで、紙の束から探すよりも早く目的のデータを見つけられるようになります。
ステップ3：「引き出しやすさ」を追求したファイリング
紙の原本が必要な資料は、未来の参照に備えてファイリングします。ここで大切なのは、「いつ、誰が」その情報を必要とするかを想像することです。
- 時系列ではなく「機能別」に分類：
- 良い例： 「企画書」「契約書」「経理書類」
- 悪い例： 「10月の書類」「7月の書類」 （時系列はデジタルで管理できるため、紙は機能や用途で分類した方が便利です。）
- インデックスの「立体化」:
- ファイルボックスやバインダーの背表紙だけでなく、中のタブ付きインデックスやカラーインデックスを活用し、目的の書類に一瞬で手が届くように工夫しましょう。
- ラベリングを統一する：
- プロジェクト名、部門名などを記載するラベルの書式やフォントを統一することで、キャビネット全体の見た目が整然とし、心理的な検索ストレスも軽減します。当社の**[貴社名/製品カテゴリ名]**は、水濡れや擦れに強い高品質なラベルで、長期保管に最適です。
まとめ：整理は「コスト」ではなく「未来への投資」です
イベントやプロジェクトの成功は、華々しい期間中だけではありません。その経験と知識をしっかりと記録し、次のビジネスに活かしてこそ、真の成功と言えます。
「資料整理」は、過去を清算し、未来のスタートを切るための重要な儀式です。
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