【そのプリンター、まだ使う？】
事務機器の買い替えタイミングを見極める5つのポイント
業務で毎日使うプリンターや複合機、パソコンなどの事務機器。
「まだ動いてるから…」と使い続けていませんか？
実は、「壊れてから買い替える」のではなく、**“適切なタイミングでの見直し”**が業務効率やコスト削減につながることも多いのです。
今回は、事務機器の買い替えを検討すべき「5つのサイン」をご紹介します。
1. 印刷コストが明らかに上がってきた
「トナーやインク、最近減るの早くない？」
そんなふうに感じたら要注意です。
古いプリンターは印刷効率が悪く、コストがかさみがち。
月に何度もインクを買っているなら、新しい機種に替えた方が安くなる可能性もあります。
特に業務用では、印刷1枚あたりの単価を見直すことが節約の第一歩です。
2. 修理対応ができない・時間がかかる
「メーカーに問い合わせたら、もう修理できないと言われた」
「修理に1週間以上かかるって…」
このようにサポート終了機種になっていれば、トラブル時の対応は期待できません。
代替機がすぐに用意できない職場では、これは致命的です。
3. 動作が遅くなった・不安定になった
電源を入れても立ち上がりが遅い、印刷に時間がかかる、よくフリーズする…
こうした症状は、経年劣化のサイン。
少しずつ発生するため慣れてしまいがちですが、業務時間をじわじわと削っています。
積み重ねれば、人件費的にも大きな損失になりかねません。
4. 必要な機能に対応できない
業務環境が変化すると、求められる機能も変わります。
たとえば：
-
「クラウド保存できる複合機が必要」
-
「PDF変換機能がついていない」
-
「ペーパーレス化に対応できないFAX」
こうした場合、古い機種では限界があるため、買い替えが視野に入ります。
5. 業務規模が変わった
人数が増えたり、業務量が増えたりすると、以前の機器では追いつかないことも。
特に「プリンター1台を複数人で共有」している場合は、待ち時間やストレスが増えます。
適正な台数・スペックへの見直しが、チーム全体の作業効率向上につながります。
結論：「壊れてから」ではなく「変えるべき時」に
事務機器は“道具”である以上、無理して使い続けるよりも快適に仕事ができることが最優先。
買い替えは「コスト」ではなく「投資」として考える視点が大切です。
最近はリースやサブスクといった導入方法も増え、導入のハードルは下がっています。
迷ったときは、専門業者に相談してみるのも一つの手です。
📩 最後に…
もし、「うちの機器、そろそろ替え時かな？」と感じたら、
お気軽にお問い合わせください