「うちは紙でもPDFでもちゃんと保管してるから大丈夫」――そう思っていませんか？
実は、契約書の“保管”はできていても、“管理”ができていない企業が非常に多いです。
特に以下のようなリスク、あなたの会社にもありませんか？
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契約の更新期限が過ぎていた
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旧版と最新版が混在していて、間違って参照した
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退職者のPCに重要書類が入ったまま消えた
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急ぎの契約内容を社内で誰もすぐに見つけられなかった
🔍よくある“文書管理の落とし穴”
1. 保管と管理は別物
→ PDFや原本を保存していても、「誰が」「どこで」「いつまでに」チェックするかが明確でないと機能しません。
2. 紙とデータのハイブリッド混在問題
→ 紙と電子の両方で契約していると、最新版の把握が困難に。特に部署ごとに保管ルールがバラバラな場合は要注意。
3. アクセス権限の属人化
→ 担当者個人のフォルダやPCに保存していると、異動・退職時に契約書が“行方不明”に。
4. 更新アラートがない
→ 自動通知がないまま契約更新日を忘れて、無断継続や不利な再契約になるケースも。
💡解決のポイントとおすすめ対策
✅ 契約書管理の基本ルールを見直す
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すべての契約書に「契約期間」「相手先」「社内管理者」「次回更新日」の4項目を明記
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紙の場合も「スキャン＆台帳化」して情報を一元化
✅ 社内共有用の文書管理システムを活用
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契約書専用フォルダ＋自動リマインダー機能付きのクラウド（例：Google Drive＋Googleカレンダー／box／docuworksなど）
✅ ラベル管理・検索性の強化
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「取引先名」「契約内容キーワード」で検索できるように命名ルールを統一
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文具管理ソフトと連携できるラベルプリンター(テプラ)やQRコード管理ツールもおすすめ
✅まとめ
契約書のミスは、会社の信頼とお金に直結する重大事項。
“ちゃんと保存してるつもり”でも、見えない落とし穴にハマってしまうケースは後を絶ちません。
「これってうちも該当するかも…」と感じたら、ぜひ一度お気軽にご相談ください